Hilfe:Nextcloud

Nextcloud ist eine freie Software für das Speichern von Daten auf einem eigenen Server mit vielen Applikationen für die Zusammenarbeit.

Den Desktop-Client sowie die Handy-Apps kannst du unter https://nextcloud.com/de/install/# downloaden. Betriebssystem und der komplette Client kann installiert werden, Handy-Apps (File&Talk) für mobile Cloud-Nutzung.

Verschiedene Nextcloud Instanzen

Diese Hilfeseite bezieht sich auf die Nextcloud-Instanz des Bundes unter diebasis.team. Es gab eine alte Instanz unter cloud.diebasis.team. Außerdem betreiben Schleswig-Holstein und Berlin eigene Nextcloud Instanzen.

Zugangsdaten

Die Zugangsdaten für die Nextcloud werden über den zentralen Verzeichnisdienst verwaltet. Deine Zugangsdaten erhältst du über diesen link: login.diebasis.network

Status von diebasis.team

Die Instanz diebasis.team hat die ältere Instanz unter cloud.diebasis.team abgelöst. Die neue Instanz ist produktiv. Wir beobachten aber noch die Systemauslastung um eventuell die virtuelle Maschine zu skalieren.

Die TODOs auf dieser Seite sollten noch gelöst werden. Das ist aber keine technische Frage.

Migration von cloud.diebasis.team zu diebasis.team

Die Migration zur neuen Cloudinstanz diebasis.team ist abgeschlossen.

Die Dateien der alten Nextcloud-Instanz können als "Externer Speicher" in die neue Instanz eingebunden werden. Danach können Ordner einfach herüberkopiert werden.

Schritt für Schritt:

1. Öffne die "Einstellungen", zu finden rechts oben per Klick auf das eigene Namenskürzel oder Profilbild
2. Öffne "Externe Speicher"
3. Wähle in der Selectbox "Speicher hinzufügen" die "Nextcloud"
4. Wähle einen beliebigen Ordnernamen, unter dem der Externe Speicher eingebunden wird, z.B. "oldnc"
5. Wähle eine Authentifizierungsmethode. Am einfachsten ist "Benutzername und Passwort". Dabei wird allerdings das Passwort der alten Instanz im Klartext in die Datenbank geschrieben. Das Passwort sollte daher nirgendwo anderes in Verwendung sein.
6. Unter Konfiguration:
   • URL: cloud.diebasis.team
   • Entfernter Unterordner: Leer lassen, um die oberste Ebene einzubinden
   • Sicheres https:/// aktivieren
   • Benutzername und Passwort der alten Instanz eingeben
7. Auf den Haken rechts klicken um die Einstellungen zu testen

Der Dateibrowser ist deutlich langsamer, wenn ein externer Speicher eingebunden ist. Nach dem kopieren sollte dieser daher wieder deaktiviert werden.

Applikationen

Übersicht zu Nextcloud

Um dir einen Überblick zur Nextcloud zu verschaffen, kannst du dir dieses Videotutorial ansehen: https://youtu.be/9DojW3Re6jM

Texteditor (.md)

Der Texteditor ("Dateien" "+" "Neues Textdokument") eignet sich zum gemeinsamen Erstellen von Textdateien, Protokollen, Readme-Dateien usw. Fettdruck, Überschriften, Aufzählungszeichen und Bilder decken die meisten Bedürfnisse ab.
Er sollte auch bei hoher Serverlast deutlich zuverlässiger funktionieren als Collaboraonline.

https://nextcloud.com/blog/nextcloud-introduces-collaborative-rich-text-editor

Collabora (Rich documents, Textdokumente, Tabellen, Präsentationen)

TODO: Abschnitt überarbeiten

Collabora Online erlaubt das Bearbeiten von Text-, Tabellen- und Präsentations-Dateien im Browser. Die Software basiert auf Libreoffice und unterstützt daher die freien OpenDocument Formate (ODF): ODT, ODP und ODS.

Leider ist Collabora Online noch ein relativ junges Projekt und es gibt Probleme mit der Verfügbarkeit unter hoher Serverlast und manchmal auch mit Programmabstürzen.

Für das Schreiben von Protokollen ist daher der Texteditor (siehe oben) zu empfehlen.

CollaboraOnline vs. OnlyOffice

Beim Neuaufsetzen der Nextcloud Anfang 2021 im Zuge der LDAP-Anbindung fiel die Entscheidung für CollaboraOnline vor allem aus folgenden Gründen:

• LibreOffice unterstützt primär die freien Dokumentformate (ODF)
• OnlyOffice unterstützt primär die pseudo-freien Dokumentenformate von Microsoft (OOXML)
• Collabora Online ist der neue Standard in Nextcloud
• OnlyOffice scheint kein wirklich freies Projekt zu sein (TODO: warum?)
• OnlyOffice ist auf Mobilgeräten nicht nutzbar

Informationen, die berücksichtigt wurden:

• https://blog.linuxfabrik.ch/2020/09/collabora-vs-onlyoffice-auf-unseren-nextcloud-servern
• https://www.collaboraoffice.com/press-releases/collabora-online-as-default-in-nextcloud-hub
• https://gnulinux.ch/nextcloud-wechselt-von-onlyoffice-zu-collabora

Mindmaps

Seit neuestem gibt es auch eine App um Mindmaps zu erstellen (auf "+" und "Neue Mindmap-Datei") Damit lassen sich sehr effektiv komplexe Übersichten erstellen.

Dashboard

Das Dashboard ist gedacht als eine Übersicht mit den wichtigsten Neuigkeiten aus den verschiedenen Apps. Jeder Benutzer kann selber anpassen, welche Neuigkeiten hier angezeigt werden sollen. Wir empfehlen:

• Talk Erwähnungen (Hat mich jemand im Gespräch direkt angesprochen?)
• Ankündigungen (Gibt es wichtige News aus Arbeitsgruppen oder dem LV Vorstand?)
• Anstehende Termine (Was passiert als nächstes in meinen AGs, dem LV Hamburg?)
• (Wichtige E-Mail- Wenn ihr einen Basis Mailaccount habt, den ihr in der Cloud verknüpft habt)

Dateien

Auf der obersten Ebene im Dateieneinstieg findest du deinen persönlichen Bereich. Was du hier unter Dokumenten oder neuen Ordnern ablegst, ist erst mal nur dir zugeordnet.

Wenn Dir Dateien und Ordner freigegeben werden, sind diese hier auch sichtbar. So ist z.B. im LV Hamburg Ordner alles für alle Mitglieder aus dem LV freigegeben.

Einstellungen

Ganz links unten befindet sich ein Zahnrad und das Wort "Einstellungen". Mit einem Klick darauf öffnen sich die Einstellungen. Man sollte dort das Häkchen neben "Umfangreiche Arbeitsbereiche anzeigen" setzen. Dann werden README.md Dateien automatisch angezeigt, wie im folgenden beschrieben.

README.md

Wenn sich in einem Ordner eine Textdatei "README.md" befindet, so wird diese automatisch angezeigt, wenn man den Ordner sieht. Hier kann man den Zweck des Ordners erklären und was man dort findet oder nicht finden sollte.

Wenn es die Datei noch nicht gibt, so wird stattdessen der Text "Notizen, Listen oder Links hinzufügen …" angezeigt. Nach Klick darauf kann man dort einen Text schreiben.

Falls die Datei nicht angezeigt wird, schaue bitte im vorherigen Abschnitt "Einstellungen".

Freigaben

Einzelne Ordner oder Dateien können geteilt werden. Dazu gibt es rechts neben den Dateinamen ein Freigabesymbol aus drei miteinander verbundenen Punkten. Beim Teilen von Ordnern kann definiert werden ob Lese-, Schreib- oder Lösch-Berechtigungen vergeben werden sollen.

TODO: Freigabesymbol hochladen und hier einfügen.

Papierkorb

Wenn eine Datei gelöscht wird, wird diese vorerst in den Papierkorb verschoben. Dieser muss manuell geleert werden. Um Dateien aus dem Papierkorb wiederherzustellen oder permanent zu löschen, klicke auf “Gelöschte Dateien” unten in der linken Seitenleiste der “Dateien”-App.

Quota

Jeder Benutzer hat Standardmäßig ein Quota (Speicherplatz) von 50 MB. Das reicht für eine große Anzahl von Textdokumenten und auch einigen Bilddateien. Benutzer, die die Dateien von Kreisen verwalten, benötigen natürlich ein höheres Quota. In diesem Fall bitte eine E-Mail an it@diebasis-partei.de schreiben.

Circles (Kreise)

Mit der App Kreise (Circles) ist es möglich Gruppenstrukturen anzulegen, welche genutzt werden können, um Berechtigungen für Ordner, Dateien, Kalender oder Decks zu verwalten.
Nur Mitglieder des jeweiligen Kreises haben Zugriff auf für den Kreis freigegebene Elemente.

Ein persönlicher Kreis ist eine Gruppe von Personen, die nur dem Besitzer bekannt ist. Dies ist die passende Funktion, wenn Daten wiederholt mit derselben Liste von lokalen Benutzern geteilt werden.

Ein öffentlicher Kreis ist eine Gruppe von Personen, der Jeder ohne Einladung beitreten kann..

Ein geschlossener Kreis erfordert die Einladung oder Bestätigung durch einen Administrator, Moderator oder den Eigentümer des Kreises. Über die Suchfunktion kann Jeder diesen Kreis finden und den Beitritt anfordern.

Ein geheimer Kreis ist eine versteckte Gruppe, welcher nur von dessen Mitgliedern gefunden werden kann oder von Personen, die den exakten Namen des Kreises kennen.

Innerhalb der Kreise gibt es verschieden Rollen:

• Eigentümer: Ist immer der, der den Kreis angelegt hat. Die Rolle Eigentümer kann bei Bedarf an ein anderes Mitglied des Kreises übertragen werden. Der Eigentümer kann Mitglieder hinzufügen, löschen und die Rollen Administrator oder Moderator zuweisen. Siehe auch den Abschnitt "Deaktivierte Accounts".
• Administrator: Kann Mitglieder hinzufügen, löschen, die Kreis Einstellungen anpassen und die Rolle Moderator einem Kreismitglied zuweisen.
• Moderator: Kann Mitglieder hinzufügen und löschen
• Mitglied: Mitglied des Kreises

• TODO: "LV Circles würde ich als geschlossen anlegen, Diskussionsgruppen als offen, Arbeitsgruppen als geschlossen bzw. geheim wenn nicht unbedingt für alle relevant? Wie ist hier die Denkweise?" Vorschlag: LV geschlossen, Bund geschlossen/ offen, geheim wenn nicht unbedingt für alle relevant, keine Diskussionszirkel- gehören nicht in die nextcloud Plattform. Namensschema:
  • Bund: AG xy (offen/ geschlossen)
  • Bund: Vorstand (geheim)
  • Land: AG (LV) xy - (offen/ geschlossen)
  • Bzw. LV Land - (Geschlossen)
  • LV Land (Bezirk xy) - (geschlossen)
  • LV (Land) Vorstand - (geheim)
• TODO: Einheitliches Namensschema für AGs, Verbände - Vorschlag:
  • Bund geheim wenn nicht unbedingt für alle relevant?
  • Bund: AG xy,
  • Land: AG (LV) xy

Kalender

Jeder Benutzer von Nextcloud hat einen persönlichen Kalender. Es können weitere Kalender angelegt und geteilt werden.

Arbeitsgruppen (z.B. AG Struktur oder Vorstand) können selber einen Kalender anlegen und entsprechend freigeben, am besten in korrespondierenden Kreisen.

Man kann Teilnehmer zu Terminen einladen. Diese erhalten dann eine Termineinladung per Email (falls ausgewählt). Zudem kann ein Besprechungsraum für den Termin erstellt werden. Dabei wird dann automatisch eine Unterhaltung in "Talk" angelegt.

Unter Einstellungen (linke untere Ecke) kann man definieren, ob auch Aufgaben im Kalender angezeigt werden. In diesem Fall werden dann die Aufgabenkarten aus der App "Decks" mit deren definierten Enddatum mit angezeigt. (Mehr dazu unter Decks).

Auch die Details zur Darstellung können hier definiert werden.

Deck

Die Nutzung des Decks, hilft jedem einzelnen Arbeitsbereich (AGs, Ausschüssen, Schwarmgruppen) Aufgaben zu verwalten, Verantwortlichkeiten klar zu definieren und grundlegende Informationen sowie eventuell Fristen und Anhänge zu hinterlegen.

Jede Gruppe kann selbst die Listen definieren und Karten können hinzugefügt werden. Durch eine klare Beschreibung und eine "Kommentierung des Arbeitsstands" durch den Verantwortlichen der Karte kann immer sichergestellt werden, dass in Arbeitstreffen über die einzelnen Aufgaben geredet werden kann auch wenn nicht alle anwesend sind.

Das charmante an den Boards ist auch, dass unter den AGs Karten verschoben werden können. So können Aufgaben beispielsweise von der Bundes-AG Marketing in den LV und andersherum geschoben und bearbeitet werden. So wird eine Zusammenarbeit über den LV hinaus optimal unterstützt.

Wichtig ist hierbei, dass die beteiligten Personen auf den Boards freigegeben sind.

Außerdem kann durch die Archivierung der Karten auch nachvollzogen werden, wenn schon mal Aufgaben zu einem Thema abgearbeitet wurden. Ich empfehle immer die Kommentierung der Karte zu nutzen, damit auch nach Wochen oder Monaten noch nachvollzogen werden kann was der Arbeitsstand beim Archivieren war.

Es macht nicht immer Sinn Anhänge an die Karten zu hängen. Oft ist es besser den internen Link zu einer Datei rein zu kopieren. So bleibt der Verweis auf immer das aktuelle Dokument in der Aufgabe.

Tipp: Ich empfehle die Listen im „Kanbansystem“ zu verwenden und so den Arbeitsfluss von Aufgaben von links (Bsp. Ideen/ Arbeitsvorrat/ zu erledigen) nach rechts (Bsp.- in Arbeit – zu besprechen -Konsensieren- Erledigt) zu folgen. Oft werden solche Kanbanboards (hier Deck genannt) auch mit Themenlisten genutzt. Meiner Erfahrung nach macht das in der Ordnerablage mehr Sinn, und die Decks sollten nicht als redundante Ablage verwendet werden.

Tipp: Auch Ideen aus dem Schwarm können hier gesammelt werden und durch Verschieben der Karten in einzelne Arbeitsgruppen diesen zugeteilt werden. Wenn durch die Bearbeiter ein Kommentar hinterlassen wird, sieht der „Ideengeber“ wie der Stand seiner Idee ist. So kommen wir auch hin zu Transparenz und einer gewissen Pull-Mentalität und Selbstverantwortung was Informationsbeschaffung angeht.

Oder beispielsweise könnten Aufgaben für die dringend Unterstützung gebraucht wird in den Schwarm gegeben werden in einer Liste „Unterstützung gebraucht für“….

Ankündigungen

Unter Ankündigungen findet ihr Informationen von den Administratoren der Cloud zu Neuerungen/ Änderungen oder notwendiger Updates. Die Ankündigungen werden zur Zeit noch als erste App nach dem Öffnen angezeigt. Dies kann sich eventuell noch ändern.

Talk

In der Applikation "Talk" findet die Kommunikation statt. Diese kann in Form von Chat Form via Videotelefonie erfolgen, ohne ein weiteres Tool zu bedienen.

Eine neue Unterhaltung kann entweder mit Einzelpersonen oder Circles (Siehe App "Circle") erstellt werden. Dateien, die hier ausgetauscht werden, werden automatisch im "Talk" Ordner unter Dateien abgelegt. Ein Wechsel zwischen Video und Chat ist möglich, Teilnehmer können im Verlauf hinzugefügt werden (auch aus andern LVs der Basis) und auch wieder aus der Unterhaltung entfernt werden.

Der Initiator einer Unterhaltung ist automatisch auch der Moderator. Der Link zu einer Unterhaltung kann versendet werden. Zur weiteren Sicherheit können Unterhaltungen mit einem Passwort geschützt und eine Lobby (um Unterhaltungsstartdatum zu setzen) aktiviert werden.

Um eine bessere Übersicht zu behalten kann bei jeder Unterhaltung gefiltert werden, ob alle Nachrichten oder nur die @-Erwähnungen gelistet werden sollen um gezielt zu Antworten.

Wir sind neugierig auf Rückmeldungen zur Chat Funktion von Talk. Wäre es vorstellbar, diese statt Mattermost zu verwenden? Erfahrungen können auf der Diskussionsseite hinterlassen werden.

Probleme mit Talk

Die Performance des Videochats ist gering und es wird empfohlen, die Applikation Talk zur Zeit nur zu verwenden, wenn man auch gleichzeitig an einem Dokument zusammenarbeitet. Um die Performance zu steigern, kann man die Videokamera ausschalten und sich auf Audio beschränken.

Nextcloud gibt an, dass Videochat mit Talk nur bis etwa 4 Teilnehmer flüssig funktioniert. Für noch mehr Teilnehmer gibt es ein proprietäres "High Performance Backend". Eine solche Funktion gibt es allerdings mit Jitsi bereits als freie Software.

Auch als Chat-App bestehen bei der IT der Basis noch keine Erfahrungen mit der Zuverlässigkeit von Nextcloud Talk.

Falls es Probleme mit Talk gibt, sollte stattdessen Mattermost für Chat oder Jitsi für Video benutzt werden. Wir können z.Z. keinen Support für Nextcloud Talk leisten.

Email

In der Basis Cloud kannst du deine Basismailadresse verknüpfen, um jederzeit online auf deine E-Mails in der einen Arbeitsumgebung zugreifen zu können. Die verknüpfte E-Mail-Adresse muss nicht zwangsläufig eure Cloud Anmeldemailadresse sein.

Achtung: Die eingegebenen Zugangsdaten werden unverschlüsselt in der Datenbank gespeichert. Die Email-App sollte daher nicht für private Emailkonten verwendet werden.

Kontakte

Kontakte können manuell hinzugefügt werden, hochgeladen aus Dateien oder auch einzelne Adressbücher in Gruppen (Kontaktgruppen oder Circlen) oder an einzelne Nutzer geteilt werden.

Es können manuell Gruppen angelegt werden. Kontakte können dann den Gruppen via Drop-down Liste zugefügt werden. Ein Kontakt kann in mehreren Gruppen zugefügt werden.

Profileinstellungen

Bitte pflegt unter Einstellungen Euer Profil (Bild und Kontaktinformationen)

Hier könnt ihr auch im Bereich Aktivität auch einstellen über welche Änderungen in der Cloud ihr wie informiert werden wollt. Am Ende der Benachrichtigungseinstellungen findet ihr die Möglichkeit einen Täglichen/ Wöchentlichen Bericht per Mail gesendet zu bekommen. Dies ist eine Möglichkeit, ohne regelmäßig in der Cloud unterwegs zu sein auf dem Laufenden zu bleiben. Über welche Aktivitäten ihr explizit informiert werden wollt müsst ihr hier voreinstellen.

Deaktivierte Accounts

Wenn Mitglieder die Partei verlassen, werden Accounts nicht gelöscht, sondern deaktiviert. Das bedeutet aber, dass Eigentumsrechte an Kreisen, Dateien und anderem nun bei deaktivierten Benutzern liegen.
Bevor Mitglieder die Partei verlassen, müssen die Eigentumsrechte an Kreisen, Ordnern/Dateien und Kalendern an ein anderes aktives Mitglied der Partei übergeben werden.